| Atualmente |
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| A impressão da nota não tem mais validade. Em seu lugar, deve ser guardado por 5 anos o arquivo XML, gerado a partir da emissão da NFe. |
| O arquivo XML é que passa a ter esse papel. |
| Agora, é obrigatório guardar todos os arquivos XML de Nfe, inclusive das Nfe emitidas contra a empresa. |
| É necessário validar a autenticidade dos arquivos XML recebidos |
| Antes |
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| A nota fiscal impressa tinha validade contábil/fiscal e necessitava ser guardada por 5 anos a partir da data da sua emissão. |
| A nota fiscal era o documento usado para comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido. |
| Era obrigatório armazenar as notas fiscais físicas emitidas (impressas) por até 5 anos. |
| Não era necessário autenticar as notas fiscais impressas. |
Em Santa Catarina, a Lei 14.967/09 (Art 81B – DOE de 07/12/09) prevê que as empresas devem armazenar os arquivos das notas fiscais por até 5 (cinco) anos, mais o ano corrente. Todas as empresas devem adequar-se aos novos procedimentos.
Organização e segurança para sua empresa
XML Empresarial é a solução criada para organizar, rastrear e armazenar os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas.
O serviço foi projetado para agilizar a emissão e consulta de notas fiscais, atendendo todas as exigências da nova legislação.
Usando o XML Empresarial é possível armazenar todos os arquivos obrigatórios de forma segura e prática.
Confira as vantagens e facilidades que nosso produto oferece
Usando a tecnologia cloud computing,
seus arquivos ficam em servidores “na nuvem”, devidamente protegidos de acessos não autorizados.
Com a devida autorização, seus arquivos XML podem ser acessados pelo escritório contábil.
Mais agilidade e segurança para sua empresa.
Com o XML Empresarial, tudo é feito on line.
Não há necessidade de maiores investimentos em equipamentos para armazenar e organizar os arquivos.
Nossa solução foi desenvolvida levando em conta todas as exigências da atual legislação.
O XML Empresarial é compatível com softwares de gestão do mercado, facilitando a integração entre sistemas.
Com a solução XML Empresarial, é possível realizar diversos tipos de consulta, agrupados por fornecedor ou cliente.
Com o XML Empresarial, você pode visualizar e imprimir as DANFEs emitidas para sua empresa.
Através deste módulo, é possível efetuar uma busca completa na base de dados da Secretaria da Fazenda, verificando se existe alguma Nfe emitida contra a sua empresa.
Tire aqui todas as dúvidas
1. O que é um arquivo XML?O XML é um formato de arquivo utilizado na criação de documentos com dados organizados de forma hierárquica, como se vê, frequentemente, em documentos de texto formatados, imagens vetoriais ou bancos de dados. Seu propósito principal é a facilidade de compartilhamento de informações através da Internet. Na Nota Fiscal Eletrônica, o XML é o arquivo que possui todas as informações fiscais, no qual substitui o papel, e deve ser armazenado da mesma forma.
2. Qual a funcionalidade do sistema?O XML Empresarial foi desenvolvido, com o intuito de garantir a segurança dos arquivos ficais eletrônicos (XML) alem de protegê-los em todo período estipulado pelo governo. O sistema rastreia os arquivos gerados pelo ERP de cada empresa e envia automaticamente para nosso portal Web, onde fica disponível 24 horas por dia, todos os dias da semana para downloads da empresa emitente ou o cliente destinatário.
3. Qual o método de serviço utilizado?Utilizamos o controlador de notas, que é um sistema compativel para qualquer sistema operacional, também pode ser integrado a qualquer Sistema ERP. Este aplicativo faz a coleta dos arquivos automaticamente no computador da empresa e envia para nossos Data – Center’s, onde são armazenados com total segurança e garantia.
4. Como saber se o arquivo que recebo é legítimo?Ao ser recebido pelo nosso portal, o arquivo é consultado automaticamente no SEFAZ emissor de cada nota, conferindo se este arquivo esta autorizado e possui o protocolo de autorização. Desta forma, o sistema de armazenamento ajuda a empresa na verificação do arquivo recebido ou emitido, junto ao SEFAZ, verificando a veracidade do mesmo. Atenção! O arquivo xml que não possue o protocolo de autorização não tem validade fiscal.
5. Quais são as exigências do FISCO?Em Santa Catarina a determinação das exigências são feitas através da Lei LEI 14.967/09 (Art. 81B) – (DO. 07/12/09). Na qual o FISCO exige que as empresas armazenem seus arquivos eletrônicos por 5 anos mais o ano corrente, O emissor também deve disponibilizar seus arquivos emitidos de alguma forma para que seus clientes e verifiquem se os arquivos recebidos são legítimos e possuem a autorização do SEFAZ.
6. Qual o prazo de armazenamento estipulado pelo FISCO?Todas empresas devem armazenar os arquivos XML por 5 anos mais o ano corrente a nível estadual, sejam eles emitidos ou recebidos.
7. Existe alguma multa por não cumprimento as leis de armazenamento de XML?No estado de Santa Catarina, sim. No caso de perda, o FISCO cobra uma multa de R$ 1.000,00 por arquivo perdido. Se o arquivo não for disponibilizado ou não tiver protocolo, a multa também é de R$ 1.000,00 por cada infração.
8. Quais são as garantias oferecidas?Garantimos o armazenamento dos arquivos em dois Data – Center’s, através de contrato de prestação de serviços, estes ficam armazenados por 5 anos mais o ano corrente, este é o método mais seguro, fácil e rápido para o armazenamento e distribuição de seus xml’s.
9. Quais serviços oferecidos?São inúmeras as possibilidades de nosso portal:
– Relatórios de notas Recebidas e Emitidas
– Informações de Fornecedores
– Informações de Clientes
– Relatórios automáticos de recebimento de notas diarios
– Download de Notas por período, numero, fornecedor ou destinatário
– Armazenamento de NF-e’s e CT-e’s,
– Conferência de Legitimidade do Arquivo,
– Interação entre Clientes e Fornecedores: o sistema permite acesso multi usuários, sendo possível configurar diferentes níveis de acesso a cada um.
10. O que é Data–Center?É o local onde são concentrados os equipamentos de processamento e armazenamento de dados de uma empresa ou organização. Projetados para serem extremamente seguros, abrigam milhares de servidores e bancos de armazenamento de dados, processando grande quantidade de informação.
Montados em um salão protegido contra acesso indevido, tem piso elevado para possibilitar a passagem de cabos elétricos e de dados, armários metálicos (racks), onde são montados os equipamentos e um ambiente totalmente controlado. Contam com sistemas de última geração para extinção de incêndios, sistema inteligente de detecção precoce de fumaça , e extinção de incêndio com gás inerte, para não afetar os equipamentos. O acesso é controlado por cartões eletrônicos e/ou biometria, o monitoramento permanente, o acesso por porta-eclusa.
Ar-condicionado de precisão, com monitoramento constante, mantem a temperatura constante, resfriando os equipamentos. Ambiente operacional monitorado permanentemente, em todos os aspectos, físicos e lógicos. O suprimento de energia, além da concessionária local, usa geradores de energia de grande capacidade e fonte de alimentação ininterrupta (também comumente chamados de UPS ou no-breaks) de grande porte, montados em salas anexas, para manter os equipamentos ligados, mesmo em caso de queda no fornecimento. Datacenters consomem até cem vezes mais energia que um escritório comum.
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